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大成建設株式会社 様

ICT 機器との連携で効率的な環境を構築し、空間の意匠も高めたい

大手総合建設会社として確かな実績と信頼を誇り、幅広く事業を展開されている大成建設株式会社様。「次世代コミュニケーション基盤の構築」をテーマに、Microsoft Offi ce 365 への切り替えを図り、そのタイミングに合わせて本社会議室フロアの大規模リニューアルに着手しました。内装やレイアウトの見直しを行うとともに、ICT 機器を利用した会議室運用も検討され、内田洋行に相談をいただきました。

導入製品・サービス SmartRooms (スマートルームズ)
主な導入効果 生産性の向上/社内コミュニケーションの円滑化

導入前の課題・背景

課題
  • 会議室の予約率 8 〜 9 割に対して、実際に使用されているのが 6 〜 7 割で非効率的。
  • どの会議室を誰が予約しているのかがわかりづらく、入室前の確認などが煩雑で面倒。

■予約者と使用状況を可視化し、稼働率を向上させたい

会議室はグループウェア上で予約するという文化・システムは以前から構築されていました。常に予約率が高く会議室が埋まっていることが多かったのですが、実際に会議室フロアに行ってみると空室があるというケースも多々ありました。しかし、予約者の確認に手間がかかるなど、会議室が空いていても使えないという状況が続いていたのです。

■運用の効率化とともに、空間全体の意匠性も高めたい

本社を構える新宿センタービルの竣工(1979年)以来、会議室フロアの大規模改修は行われておらず、昔ながらの会議室を長年使用してきました。そのため、現在必要とされる会議室の数や広さにズレが生じたり、内装や什器等の老朽化が見られるなど、時代やワークスタイルの変化に合わせた機能的で意匠性に優れた会議室が求められていました。

選定のポイント

Offi ce 365 との連携が可能

「どこにいても仕事ができる」環境を整備するため、グループ会社を含む約2 万人の社員を対象に、Microsoft Office 365 を導入する準備を進めていました。そのため、Office 365 との連携は必須で、会議室フロアの工事工程も Office 365 の導入に合わせて進行しました。


シンプルなデザインで使いやすい

様々な社員が会議フロアを利用する為、操作のわかりやすさも大事なポイントでした。せっかく導入しても、使いにくかったり使用にストレスを感じてしまっては本末転倒です。また、会議室フロアのリニューアルと同じタイミングでの導入でしたので、意匠性も重視しました。

効果

導入効果

効果
  • 空予約が減少傾向となり、会議室の稼働率が向上。
  • 集中表示盤と部屋前端末で予約者の確認が可能に。

■空予約が徐々に減っていき、効率的な会議室利用が可能に

ドア横にすっきりと納まる部屋前端末。簡単操作でわかりやすいインターフェースが好評です。

会議室フロアにある17室の部屋前に端末を設置しました。1日に行われる会議数が100件を超えることも多く、予約者と使用状況、会議終了時刻がひと目でわかるというのはとても良いですね。端末にそれらの情報が表示されていることは使用者も認識しているので空予約が減り、次の会議の参加者との入れ替えもスムーズに行われています。

■フロア入口の集中表示盤により、使用会議室の確認がスムーズに

集中表示盤は、壁面やカーペットの色調と合わせた色使いで統一感を演出しつつ、視認性を高めています。

以前は、会議参加者が会議室フロアに来てから「どこの会議室だったっけ?」ということがよくありましたが、フロア入口に集中表示盤を設置することで解消しました。部屋前の端末でも再度確認できるため、社員の皆さんからも好評です。また、社内だけではなく社外からのお客様もお通しするフロアなので、表示する項目にも配慮しています。

■設計から施工までを社内で行い、スマートで統一感のあるフロアに

部屋前端末の納まりはもちろん、フロア全体を考慮した設計・施工で意匠性の高い空間となっています。

会議室フロアのリニューアルと同じタイミングで SmartRooms の設置が行えたので、部屋前端末を埋め込み式にすることができました。建設業のプロとして、社内の設計・施工部門が納まりやデザインの細部にまでこだわり、洗練された空間が構築できたと思います。社内外を問わず好評で、お客様に向けたショールームとしての役割も果たしています。

時短・生産性向上にICT が寄与できるようにしたい

「次世代コミュニケーション基盤」の構築の次は「コラボレーション基盤」を整えていきたいと考えています。物理的な距離を超えた作業環境は、コスト的にも時間的にも大きなメリットがあります。社内はもちろん、グループ会社との連携も強化し、作業負荷の軽減を図りたいと思います。

今回のプロジェクトを推進された、大成建設株式会社 社長室 情報企画部 企画室 課長 野村淳さん(左)、同 総務部総務室 主任 篠原達央さん(右)

会議室予約システム「SmartRooms」について

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情報システム分野

主な製品シリーズ

  • スーパーカクテル イノーヴァ
  • スーパーカクテル
  • SMART ROOMS
  • 絆 高齢者介護システム

会議室予約システム SmartRooms (スマートルームズ) の導入事例です。

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